Los hombres de negocios y expertos van a deber enviar y dar facturas y preservar las facturas y los justificantes relativos a sus obligaciones tributarias a lo largo del período de prescripción de 4 años (producto 29.2, letra y también) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria y 165 Uno de la Ley 37/1992).
¿De qué forma debo almacenar mis facturas?
Tienes que preservar tus facturas en papel o formato digital, adecuadamente ordenadas. No se dejan copias o copias de facturas, debiendo Hacienda poder ingresar a su contenido original. Si los recibió en papel, debe preservarlos en papel. Si los recibió digitalmente, puede preservarlos digitalmente.
Aclaremos.
¿Es requisito preservar las facturas en papel?
Este es otro punto en discusión en el momento de sostener nuestro fichero de facturas. Si bien la ley nos ordena a preservar las facturas en su contenido original y de manera organizada, no nos encontramos obligados a archivar las facturas electrónicas en papel.
El formato electrónico es totalmente legal, siempre y cuando tengamos la posibilidad asegurar la vericidad de la factura, saber su origen y que el contenido del archivo sea con perfección entendible.
¿Qué tienes que preservar?
Es recomendable almacenar todos y cada uno de los documentos que se desarrollan en la actividad de la compañía.
Todas y cada una aquellas que sirvan de base para la elaboración de las cuentas y la declaración parcial o de forma anual.
Se almacenarán en formato papel o electrónico siempre y cuando se garantice la vericidad del origen, contenido y legimitad. Además de esto, debe garantizarse a Hacienda el ingreso a exactamente los mismos.
Documentos para criterios tributarios
Para la Administración Financiera, las compañías tienen que preservar los documentos a lo largo de 4 años desde la fecha de presentación de la declaración jurada. Este es el período de prescripción de los impuestos, esto es, en ese período en el caso de inspección, podrían pedir esa documentación al autónomo o empresario para su comprobación.
En un caso así, en el momento en que sirven como prueba en un juicio, es conveniente preservar las facturas a lo largo de diez años.
Según el Código de Comercio
El producto 30 del Código de Comercio establece el tiempo de conservación de las facturas con objetivos comerciales. Por consiguiente, como empresario andas obligado a preservar “los libros, la correo, la documentación y los justificantes relativos a tu negocio, adecuadamente organizados, a lo largo de seis años desde la última anotación efectuada en los libros”.
El método penal es el mucho más severo en lo que se refiere a los tiempos de retención de los documentos. En este sentido, el delito fiscal puede prescribir a los 5 años, pero el producto 305 del código penal incrementa el período a diez años si concurren situaciones agravantes.